Ufficio Protocollo

L’Ufficio Protocollo rappresenta il punto ufficiale di ricezione e registrazione dei documenti indirizzati al Comune. Cura l’acquisizione, la protocollazione, la classificazione e lo smistamento delle istanze, delle comunicazioni e della corrispondenza agli uffici competenti, assicurandone l’identificazione e la tracciabilità.

I documenti possono essere presentati attraverso i canali messi a disposizione dall’Amministrazione, quali la consegna diretta, la posta elettronica certificata o le altre modalità telematiche previste.

l'indirizzo PEC istituzionale e primario del Comune di Sermoneta è il seguente: amministrazionecomunale@pec.comune.sermoneta.latina.it

Per consentire una corretta registrazione e il successivo inoltro all’ufficio competente, il documento deve essere leggibile e completo e deve permettere di individuare almeno:

• il mittente, con nome e cognome oppure denominazione dell’ente, dell’associazione o dell’impresa;
• il destinatario, individuato nel Comune di Sermoneta, indicando possibilmente anche l’Area o l’Ufficio competente;
• l’oggetto della comunicazione o, comunque, un contenuto che consenta di identificare chiaramente la questione trattata;
• gli eventuali allegati richiamati nel documento.

È inoltre opportuno indicare la data, un recapito telefonico o di posta elettronica e, quando utile per identificare correttamente l’interessato, il codice fiscale. Le istanze e le dichiarazioni devono essere sottoscritte secondo le modalità previste dalla normativa e dalla disciplina dello specifico procedimento. Quando la documentazione è presentata per conto di un’altra persona, devono essere allegate, ove richieste, la delega e le copie dei documenti di identità del delegante e del delegato.

Ai sensi dell’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, la registrazione di protocollo contiene il numero progressivo e la data di registrazione, assegnati automaticamente dal sistema, l’indicazione del mittente, l’oggetto del documento, la data e l’eventuale numero di protocollo del documento ricevuto e, per i documenti informatici, la relativa impronta digitale. Il numero, la data di protocollo e l’impronta informatica sono generati dal sistema e non devono essere indicati dall’utente.

La protocollazione attesta l’avvenuta acquisizione del documento da parte del Comune, ma non costituisce verifica della completezza, della regolarità o dell’ammissibilità dell’istanza, che spettano all’ufficio competente. L’eventuale mancanza della firma, del documento di identità, della delega o di altri elementi richiesti dal singolo procedimento può comportare la richiesta di integrazione o le ulteriori conseguenze previste dalla relativa disciplina.

l'Ufficio Protocollo è aperto al pubblico nei seguenti orari:

Lunedi dalle 9.00 alle 13.00
Martedi dalle dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 15.30 alle 17.30
Mercoledi chiuso
Giovedi dalle 15.30 alle 17.30
Venerdi dalle 9.00 alle 13.00

Si informano gli utenti che, quando una persona presenta all’Ufficio Protocollo una pratica, un’istanza o una comunicazione per conto di un altro soggetto, compiendo attività in nome e nell’interesse di quest’ultimo, dovrà essere munita di apposita delega sottoscritta dall’interessato (vedi allegato).

Alla delega dovranno essere allegate:

• copia di un documento di identità in corso di validità del delegante;
• copia di un documento di identità in corso di validità del delegato.